Kali pertama sejak 20 tahun berdiri, Credit Union Stella Maris mengadakan lokakarya Organization Development (OD). OD menghasilkan manual prosedur dari sejumlah manual operasional untuk tata kelola CU yang ideal.
Credit Union Stella Maris (CUSM) mengalami
pertumbuhan yang cukup ideal. Sampai 31 Juli 2015, jumlah anggota 7.400 orang
dengan total asset Rp 77 miliar. Seluruh pengurus, pengawas dan manajemen CUSM
bertekad mempertahankan dan terus meningkatkan apa yang sudah dicapai. Bahkan
CUSM sudah memprogramkan mengikuti penilaian Acces Branding tahun 2017.
Penilaian Acces juga menjadi alat bagi CUSM untuk mengukur kinerjanya.
Untuk mempersiapkan Acces tahun 2017 maka tata
kelola CU yang sehat harus terus menerus diupayakan. Pendukung tata kelola yang
sehat adalah adanya system yang diformulasikan dalam Manual Operasional (MO)
dan Manual Prosedur (MP) sebagai panduan kerja bagi manajemen. Sayangnya CUSM
belum memilikii MO dan MP yang terstruktur dengan baik. Ada sejumlah MO dan MP
tetapi belum lengkap dan masih ada yang tumpang tindih.
Untuk mendapat MO dan MP yang baik,
maka CUSM selama tiga hari (31/7-2/8) mengadakan lokakarya Organization
Development (OD). Inilah lokakarya OD pertama sejak CU ini berdiri 20 tahun
(1995-2015). “Harus kami akui MO dan MP di CU ini masih terbatas dan belum
terdokumentasi denga baik sebagai petunjuk teknis operasional CU,”urai Hermanus
Abeh, Ketua Pengurus CUSM dalam sambutan pembukaan lokakarya OD.
Lokakarya OD ini mempunyai tiga tujuan,
yakni (1). agar peserta memiliki persepsi yang jelas tentang manual operasional
dan manual prosedur sebagai rangkaian system tata kelola CU Stella Maris; (2).
mampu memahami istilah, instrument dan symbol-simbol yang terkait dengan manual
prosedur; (3). memiliki wawasan tentang prosedur kerja manajemen dalam
memberikan pelayanan terbaik kepada para anggota.
Lokakarya yang difasilitasi Serapina
Serafin, Manajer Organisasi Puskopdit BKCU Kalimantan tersebut diikuti seluruh
pengurus, pengawas, manajemen dan penasihat serta penasihat. Pada hari pertama fasilitator menguraikan
tentang fungsi vital MO dan MP dalam sebuah credit union. Selanjutnya peserta
diajak diskusi pemetaan MO dan masing-masing MP-nya.
Ada empat MO, yakni (1). Organisasi, (2).
Keuangan, (3).Kredit, dan (4).Diklat. MO Administrasi mempunyai 35 MP, antara
lain MP surat/dokumen masuk-keluar; MP pengadaan inventaris, MP pengajuan klaim
JALINAN, MP Penerimaan anggota baru, MP Rapat-rapat, MP Rekrutmen, MP Penerimaan
Gaji, MP Promosi/Publikasi, MP Pembuatan Laporan Kegiatan, MP Suksesi Pengurus
dan Pengawas, MP Pengembangan TI dan MP Pelaksanaan RAT.
MO Keuangan ada 13 MP, antara lain MP
Penerimaan setoran tunai, Transaksi Non Tunai, Hutang Piutang antar TP, kasbon,
Pembuatan Laporan keuangan, melakukan pemeriksaan/audit, Penerimaan Gaji, Pengiriman
Transfer, pengarsipan Dokumen Keuangan, pemberian Insentif/Honor.
MO kredit mempunyai 9 MP, antara lain Pengajuan
Pinjaman, Pencairan Pinjaman, Penagihan, Pengikatan Barang Jaminan, Penyitaan
Barang Jaminan, Charge Off dan Write Off, Penanganan Kredit Lalai dan Pelaporan Kredit.
MO pendidikan dan pelatihan memiliki 6
MP, yakni Perencanaan Diklat, Pelaksanaan Diklat, Pelaporan, mengikuti Diklat
Eksternal, Mengikuti Diklat Internal, Permintaan Fasilitator/Panitia/Tim/Komite
Diklat. Jumlah manual prosedur tersebut bisa bertambah sesuai kebutuhan CU
masing-masing.
Menurut
Herkulanus Cale, Ketua Panitia yang juga Bendahara CUSM, dengan terlaksananya
lokakarya OD tersebut diharapkan membantu pengurus dan manajemen CUSM dalam
mendokumentasikan manual prosedur sehingga CUSM memiliki kebijakan dasar yang
wajib ada.
“Tujuannya untuk memastikan
pengelolaan CU sesuai tata kelola yang sehat seperti disyaratkan dalam Acces
Branding. Manajemen diharapkan dapat bekerja lebih baik lagi sehingga layanan
prima, seperti terungkap dalam motto CU Stella Maris, “LARIS: Layanan Prima
Idaman Semua”, dapat terwujud,”jelas Cale.***
Edi v.Petebang, sekretaris CU Stella
Maris
Komentar